メールを上手く書く方法 1

社会人になってからメールの作成につまずく方はいらっしゃるのではないでしょうか。

私自身、社会人なりたての頃は１つのメールを20分程度かけて作成してました。時間をかけている割にわかりにくい内容で、自分は仕事できないなと落ち込んでいました。

語彙力が足りないのかと思い、語彙力を上げる本を購入し、覚えた言葉をやたら文章に入れたり、メール定型文の本を購入し、定型文に当てはめて文章を作成したり。。。

全く役に立たなかったわけではありませんが、根本的な解決策ではありませんでした。

では、どうやってメールスキルを向上させたかというと、「語彙とかじゃなくて論理的思考力が足りないからじゃない？」というアドバイスで私には論理的に考える力がないことに気づけました。

それでは、基本の論理的思考力を鍛える方法について記事にします。

論理的思考力を身につける

論理的思考力（ロジカルシンキング）を意識することで格段とメールを作成しやすくなりました。

とは言っても論理的思考力とは何かって感じですよね。

私は、論理的思考力を少し身につけることで

・人の言っていることを理解しやすくなった

・人に伝えるのが上手くなった

・メールに限らず文章の作成がスムーズになった

と仕事だけでなく私生活にも良い影響を与えました。

論理的思考力というとお堅い感じがしますが、私が読んだ本「考える技術・書く技術　入門」は読みやすくかなり取り組みやすいです。

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初心者の方はまずはこの入門編の本から読むことを勧めます。

これから「考える技術・書く技術」を読んで学んだことをもとに書いていきます。

自分の言いたいことを書かない

相手が求めているものを書かないと、誰も読んでくれません。

相手が何を求めているか考えて書く必要があります。

何について書くのか決めるのは読み手

考える技術・書く技術 入門

これはメールに限らず、報告書、プレゼン、ブログにも言えますよね、、。

OPQ分析をする

とは言っても、読み手は何を求めてる理解する必要があります。

そこで有効な手段がOPQ分析です。

何これ？と思いますよね。

OPQ分析とは

O：objective 読み手が目指している望ましい状況

P：problem 現状とO(望ましい状況)とのギャップ

Q：Question 問題P(problem)に直面した読み手が自然と抱くだろう疑問

A：answer Qに対する解決策。文章で一番言いたいこと。主メッセージ。

について考えることです。

例えば、携帯電話の通信費用を抑えたい人。

O：通信費を今より安く済ませたい。

P：どれくらい通信費を下げれるのかわからない。

Q：通信費の安いプランは何があるの？

A：●社のXXXプランです。

とざっくりこんな感じです。

A(answer)主メッセージを深掘りする

Q、読み手の疑問に対する答えは、読み手が納得しないと意味がありません。

自分が導いた主メッセージが正しいか考える方法が、so what？（それで何が言いたいの？）を繰り返す方法です。

どうしてそう思ったかを繰り返し問い続けることで、主メッセージの根拠を詰めていきます。

なぜ？を10回繰り返すなぜなぜ分析を用いるのも良いです。

A(answer)主メッセージを書く時の注意点

主メッセージを書く際の注意点は４つあります。

１名詞で止めず、述語で終わらせる。

例：×〜を確認。○〜を確認した。

理由は、名詞で止めると確認するのか、確認したのかわからないからです。

２曖昧ではなく具体的に書く。

例：×現在の契約を見直す。

○現在契約している〜を解約し、XXXプランを契約する。

曖昧だとどうすればいいかわかりません。すぐに行動できる内容を記載します。

３言いたいこと（主メッセージ）は１つ。

・一つの疑問に対して一つの答えになるまでso what?（だから何？）を繰り返すと読み手に伝わるメッセージになります。

４文章をつなげる接続詞を使わない。

・文章をつなげる接続詞（〜と、〜や、など）を使うことで言いたいことがぶれるからです。

主メッセージを支える根拠を考える

主メッセージが決まっても根拠がないと読み手も納得できません。

その根拠も導く手段がso what?です。

繰り返し問うことで主メッセージを支える立派な根拠が導けます。

意識することは以上です。

実際に日々のメールで練習してみます。

感謝の言葉にPDF

日々のメール対応で論理的思考力を鍛えつつ、メールスキルが上がる方法を解説します。

１ 感謝の言葉を文頭に書く。

いきなり主メッセージから始めずに、感謝を文頭に書きます。要求が主メッセージな場合、いきなり書くのは失礼ですよね。どんな時でも感謝から始めることで相手は読みやすくなります。

例：早速のお返事ありがとうございます。

２ P（purpose )次に主メッセージを書きます。

・これを書くのには先ほど書いたOPQ分析をする必要があります。

３ D（Details ）主メッセージに対する判断の根拠を書きます。

・主メッセージに対してSo what?を繰り返せば大丈夫です。

（4 Follow through 結びを書きます）

まずはFよりP・Dのクオリティーを上げるのが大事です。

結論

メールスキルを上げるにはロジカルに考える必要があります。

そのためにはOPQ分析をして相手の疑問に対する答えを導き必要があります。

まずはこのOPQ分析をする癖をつけてください。

次により実践的なメール力向上の方法を記事にします。